Ferli í fyrirtækinu þínu
Inngangur að ferlum
Allt sem gerist í fyrirtækjum þegar starfsfólk vinnur störfin sín má flokka sem ferli. Það getur reyndar stundum verið erfitt að átta sig á því hvernig ferlin virka, og það getur verið erfitt að bera kennsl á ferlin. Á meðan sum ferli eru framkvæmd frá upphafi til enda á mínútum eða klukkutíma (t.d. að afgreiða pylsu) geta önnur ferli tekið lengri tíma (t.d. að útbúa fjárhagsáætlun).
Það eru til margar skilgreiningar sem lýsa ferlum, ein þeirra er “röð skrefa sem á endanum skila tilætluðum árangri” og önnur er “framkvæmd vélrænna eða efnafræðilegra aðgerða á (einhverju) til þess að umbreyta því”. Ég hef aldrei verið mikill aðdáandi slíkra skilgreininga því þær eru ekki nægilega almennar, og þær sleppa aðalatriðinu. Ferlar eru endurtakanlegir, og það er kjarni hugtaksins. Því langar mig til að leggja fram eftirfarandi skilgreiningu á því hvað ferli er:
Ferlar gera þrjá hluti:
- Þeir færa virði/vörur frá A til B
- Þeir umbreyta virði/vörum úr X í Y
- Þeir eru endurtakanlegir
“Það eru til margar góðar og gagnlegar leiðir fyrir upplýsingatæknifyrirtæki og deildir sem langa að kafa lengra í gæðastjórnun”
Þriðja atriðið í listanum, endurtakanlegir, er grundvöllur gæðastjórnunar. Í framleiðslu snýst gæðastjórnun fyrst og fremst um það að tryggja að framleiðsluferlin séu endurteknir innan ákveðinna þolmarka, eða gæðaviðmiða. Í upplýsingatækni flækjast málin verulega þar sem það getur verið virkilega erfitt að finna þá þætti í framleiðslunni sem eru endurtakanlegir, því oft flækjast afurðirnar fyrir í framleiðsluferlunum. Sem dæmi má nefna deild innan fyrirtækis sem framleiðir hugbúnað til greiðslumiðlunar. Greiðslumiðlunin sjálf er ferli sem er framleitt í framleiðsluferli, og í framleiðsluferlinu getur það gleymst að framleiða gæðastýringar fyrir greiðslumiðlunarferlið. Eða það sem er algengara að framkvæmd greiðslumiðlunar verður einhverskonar gæðastýring fyrir framleiðslukerfi greiðslumiðlunarhópsins, þrátt fyrir það að það sé ekki bein tenging á milli framkvæmd greiðslumiðlunar og framleiðslu greiðslumiðlunarkerfisins. Ég verð ringlaður bara að skrifa þetta, þið sjáið hvert ég er að fara…
En ekki örvænta, það eru til margar góðar og gagnlegar leiðir fyrir upplýsingatæknifyrirtæki og deildir sem langar að kafa lengra í gæðastjórnun. Gæðastýringar og gæðastjórnun eiga jú að geta dregið úr sóun og aukið framleiðni. Það er aðallega horft til tveggja aðal atriða í gæðastjórnun í upplýsingatækni í dag.
- Ertu að gera réttu hlutina
- Ertu að gera hlutina rétt
Fyrsta atriðið á við inntakið í ferlið, það þarf að flokka og forgangsraða það sem fer inn í ferlið svo ekki sé verið að framleiða ranga hluti og sóa þannig verðmætum auðlindum. Vinsæl leið til að tryggja það að fyrirtækið sé að gera réttu hlutina, eða að innleiða Lean. Seinna atriðið á við framkvæmd ferlanna sjálfra, að framkvæmdin fari rétt fram. Hefðbundin gæðastýring hefur náð góðum árangri með aðferðum eins og Six-Sigma, TQM og fleiri aðferðum. En til þessa að vita hvort þú sért að gera réttu hlutina þarf að þýða viðskiptalegar áherslur fyrirtæksisins yfir á tungumál sem starfsfólk í upplýsingatæknideildum skilur, og getur nýtt sér í daglegum störfum. Tölvufólkið þarf líka að stunda viðskipti
“Ef viðskiptalegar áherslur gleymast, er sama hvaða tækni þú notar, sóun verður alltaf til staðar”
Því finnst mér skondið að sjá togstreituna sem virðist hafa myndast á milli fylgjenda Lean aðferðarfræða, og svo þeirra sem eru fylgjandi hefðbundnum aðferðum. Það virðist fara framhjá fólki að verið er að vinna annarsvegar með inntak ferlanna út frá viðskiptalegum áherslum og svo tæknilega vinnslu ferlanna og þessvegna fer mjög vel saman að beita Lean og hefðbundinni gæðastjórnun saman, að því gefnu að viðskiptalegar áherslur fái að ráða för. Ef viðskiptalegar áherslur gleymast, er sama hvaða tækni þú notar, sóun verður alltaf til staðar. Raunverulega togstreitan kemur upp því að í hefðbundinni gæðastjórnun gleymist stundum að taka tillit til þeirrar einföldu staðreyndar að manneskjur eru ekki vélar, og lean fylgjendur vilja halda því á lofti. Ef þú hefur mannlega þáttinn í huga, ættir þú ekki að vera í neinum vandamálum með að samræma þessar tvo skóla gæðastjórnunar.
Ef þú vilt vita meira, höfum við töluverða reynslu bæði af innleiðingu hefðbundinna gæðastýringa og lean væðingu hefðbundinna framleiðslukerfa og höfum því góða innsýn inní hvað ber að varast, og hvar tækifærin liggja.