Stefnumótun er ekki auðveld 2. hluti af 4

Það að blanda saman fjárhagsáætlanagerð og stefnumótun er algeng gildra. Gildra sem jafnvel stjórnarmeðlimir, sem eiga að þrýsta á stjórnendur um að útbúa heiðarlega stefnu/strategíu, ganga leiðinlega oft í. Stjórnin samanstendur fyrst og fremst af núverandi eða fyrrverandi stjórnendum, sem þykir bæði þægilegra og öruggara að hafa umsjón með áætlanagerð en að hvetja til stefnumótunar sem erfitt er að átta sig á hvort sé hægt að ná eða ekki, framtíðin er leiðindabreyta sem er því miður ófyrirsjáanleg, þetta er ótti við hið óþekkta. Þess vegna eru fyrirtæki oft rekin með skammtímasjónarmiðum í stað langtíma, sem er ekki frábært.  Fyrir vikið svitna sérfræðingar yfir fjárhagstölum ársfjórðunga til að rembast eins og rjúpan við staurinn að standast áætlunina sem stjórnin samþykkti fyrir árið.

http://www.hugtakasafn.utn.stjr.is/hugtak.adp?id=47086

Öryggisgildra 2: Kostnaðarhugsun og stefnumótuð hugsun eru ekki sami hlutur.

 Rík áhersla á áætlanagerð leiðir skiljanlega til kostnaðarhugsunar. Kostnaður er mjög mikilvæg breyta í rekstri, sem auðvelt er að skipuleggja, þannig skammtar stjórn félagsins brauðmolum til reksturs. Hægt er að segja að kostnaður fyrirtækisins sé í raun endurspeglun á því þegar fyrirtækið bregður sér í hlutverk viðskiptavinar. Kostnaður stjórnar því hversu marga starfsmenn má ráða, hversu stórt húsnæði má leigja í fermetrum, hversu margar vélar má kaupa, hversu mikið má auglýsa og svo framvegis. Í sumum tilfellum getur félagið, eins og allir viðskiptavinir, hætt að kaupa ákveðna vöru eða þjónustu. Kostnaður sem kemur utanfrá er örlítill miðað við heildarkostnað, meirihluti kostnaðar er afleiða af stjórnunarkostnaði fyrirtækisins.

Kostnaður er þægileg breyta því hægt er að skipuleggja hann með hlutfallslegri nákvæmni. Það að vera með lás á buddunni er gott mál, mörg fyrirtæki fara undir því hafa ekki nógu skýra yfirsýn á kostnaðarliðum sínum. Vandi er þó á höndum því stjórnendur, sem eru mikið fyrir áætlanagerð í stað stefnumótunar hafa tilhneigingu til að beita sömu aðferðafræði í áætlunum sínum, þannig er tekjuáætlun oft unnin eftir kostnaðaráætlun. Fyrir vikið er heildarfjárhagsáætlun kolröng!. Allt of oft er niðurstaðan sú að öll pressan endar á herðum sölufulltrúa, vöru, svæði eða útibús, sem þurfa að hysja upp um sig brækurnar og selja meira, því það er gert ráð fyrir því í ársáætlun. Ég hef unnið svona áætlun, ég notaði síðustu 5 ár og hagtölur og spár til að átta mig á hversu mikil hækkun eða lækkun myndi næsta árið fyrir mínar deildir. Stjórnin hafnaði þeim útreikningum, mér var beinlínis sagt hvað ég ætti að lækka til að stjórnin myndi samþykkja kostnaðaráætlunina.

Yfirleitt er kostnaður mun hærri en tekjur, því miður.

Svo þegar fyrirhugaðar tekjur skila sér ekki, þá fýkur í stjórnendur og þeir skilja ekkert í því hvers vegna það bólar ekkert á tekjunum sem getið er í fjárhagsspám stjórnenda fyrir árið. Þó þeir hafi eytt mörg þúsundum klukkustundum í áætlanagerð.

Það er einföld útskýring á því hvers vegna tekjur áætlanagerðar og kostnaður áætlanagerðar ná ekki sama árangri. Kostnaði er stjórnað af stjórninni, það er þak á honum. Tekjurnar koma annarsstaðar frá, frá viðskiptavinum. Fyrirtæki geta blekkt sjálf sig með því að telja sér trú um að tekjur séu undir þeirra stjórn, það er ekki rétt. Á sama hátt er ekki hægt að gera áætlun um tekjur, það er ekki undir þér komið, ekki nema þú sért með fyrirtæki í samning eða áskrift.

Auðvitað er auðveldara að gera skammtíma tekjuáætlun fyrir fyrirtæki sem hafa langtíma samninga við fyrirtæki. Hvað er samt langtíma samningur? Mörg fyrirtæki á Íslandi gera einungis samninga á árs eða tveggja ára grundvelli til að pína verðin niður. Til lengri tíma litið er tekjustraum fyrirtækis alfarið stjórnað af viðskiptavinum.

Kjarni málsins er sá að fyrirsjáanleiki kostnaðar er á allan hátt frábrugðinn fyrirsjáanleika tekna og því er tímaeyðsla að vera eyða tíma í að gera tekjuáætlun. Stjórnendur eiga að eyða tíma sínum í að útbúa stefnu, strategíu; hvernig ætlar þú að afla nýrra viðskipta og halda mikilvægustu viðskiptavinum þínum!?

Næst Stefnumótun er ekki auðveld 3. hluti af 4 hér má sjá 1. hluta